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為了籌備「紹榮宗長追悼會」，本會於3月16日晚上召開籌委會議，明確各項籌備工作準備妥當。
莊建發會長在會議上指出，所有理事們請準備正確心態，迎接來自海外的宗長們以及國內的宗親們和華團友好們。
以下為各國宗親抵步時間表：
18-3-2011，中國廈門莊嚴宗親聯誼會，第六屆世界莊嚴宗親總會／上砂莊嚴宗親總會。
19-3-2011，印尼棉蘭莊嚴宗親會，菲律賓錦繡莊氏宗親總會，香港莊嚴宗親總會，澳門莊嚴宗親會
本會理事們將依據各國宗親抵步時間到機場接載。籌委會議也議決，海外宗親在馬期間，本會將安排他們的交通、膳食及住宿。
接著會議也確定好20-3-2011舉行「紹榮宗長追悼會」的程序表：
10.00am 莊嚴宗親祭祖
10.30am 莊嚴頌
追悼會開始，介紹出席之團體及嘉賓
全體默哀一分鐘
莊建發會長致詞
紹榮宗長生平事跡投影片簡介
宣讀追悼文
世界莊嚴宗親總會代表獻花圈
莊秀春代表顧問團致詞
馬來西亞莊嚴宗親總會代表致詞
海外各團代表／華團友好代表發表感言
＜子非魚＞莊啟馨獻唱
介紹＜歌唱楚莊王＞
家屬代表致謝詞
全體鞠躬
1.30pm 追悼儀式結束／午餐
